Lancement du Scan Factures

"Comme annoncé l’an passé, après un an de préparation, le scan factures a été lancé. Ce projet concerne les factures de nos fournisseurs.

  • Contexte et périmètre

Le projet de dématérialisation des factures, avec ou sans OA, s’inscrit dans une démarche de modernisation des flux avec pour objectifs :

  • La diminution des temps de traitement
  • L’amélioration et l’automatisation des processus d’approbation/validation
  • La fiabilisation de l’information (suppression du risque de doublons, perte de documents…)

 

  • Que cela change t'il pour vous ?
    • Un accès plus rapide à l’information
    • La centralisation de l’ensemble des factures dans un outil unique
    • La mise en place d’un Workflow de validation mettant fin aux signatures manuelles
    • La suppression des copies dans tous les services
    • Le suivi de vos factures, nécessitant soit une validation soit une correction, jusqu’à leur paiement
    • et l’automatisation de l’archivage

 

  • Prérequis
    • TOUTES les factures doivent être envoyées à la comptabilité
    • TOUS les fournisseurs doivent être créés dans un nouveau Workflow allégé
    • Le numéro d’OA doit être communiqué systématiquement aux fournisseurs
    • Les réceptions doivent être faites au fil de l’eau
  • Etapes à venir
    • Envoi à chaque service, pour validation, d’une liste acheteurs/approbateur (semaine 8)
    • Identification et formation d’un utilisateur clé par site (semaine 10 et 11)
    • Envoi de la documentation à chaque futur utilisateur (semaine 12)
    • Déploiement (fin mars/début avril)

 

De l’implication de tous dépendra la réussite de ce projet, nous comptons sur vous pour faire de ce projet une réussite pour KP1."

 

@service informatique